采购

今天要做什么

按节拍跑采购：每天催欠交采购单、收供应商报价、核对昨日到货；每周刷补货预警与付款里程碑；每月算到岸成本与供应商评分。

每日（开班约 20 分钟）

1. 打开采购单列表，看状态为「已发送 / 已确认 / 部分到货」且预计到货日临近的采购单，电话或企微催欠交。
2. 打开询价单列表：已发送的询价单全部供应商都回了没；过期仍缺报价的置为「已过期」。
3. 打开供应商报价列表：「已收到」的新报价进入比对流程，逐条转「审核中」决定接受或拒绝。
4. 核对昨日收货单：质检暂扣的批次协同库管放行；异常数量在当班内处理，不隔天。
5. 新到供应商发票走三单匹配；已匹配的提交审批流。

每周

• 周一刷补货预警与批量采购机会——按建议供应商发询价单或直接下采购单。
• 周三查采购单付款里程碑，到期前一周生成付款申请给出纳。
• 周五盘退货链路：状态为「已发出退货 / 供应商已收退货」仍未闭环的，逐条推进到「已开借项冲抵」。

每月

• 月初对本月进口采购单做到岸成本分摊（运费 / 关税 / 报关费），摊到批次单位成本。
• 月中把本月已开借项冲抵的退货转借项通知单，对接应付冲账。
• 月底刷新供应商评分指标（准时率 / 不良率 / 交期）并补录评分卡；低分供应商主档置为「停用」。

权限红线（先看这 5 条）

• 供应商主档未建且未评审的，不能直接下采购单——必须先走供应商准入、AI 风险评估过关。
• 三单不匹配的发票（匹配状态不是「已匹配」）不能过账付款——系统会拦住提交。
• 已全部收货的采购单不能撤——错收只能走退货 + 借项通知单冲销。
• 超金额阈值的采购单必须走审批——没有「跳过审批」开关；审批中的采购单不能改行项。
• 销售 / 会计 / 人事模块只读或不可见；跨账套数据由账套自动隔离。

Quickstart — 日常核心任务

2.1 发布询价单（RFQ）

库管红色预警、销售新订单缺料、工程 BOM 缺件、或对现有采购单谈判涨价；需要群发多家供应商询价。

1. 左侧导航「采购 → 询价」进入询价单列表，右上角点「新建询价单」。（见图 ①）
2. 在弹窗勾选要询价的供应商（多选）；填响应截止日、要求到货日。（见图 ②）
3. 选币种（以付款币种为准，非本位币会自动记汇率）；填交货地址、备注。（见图 ③）
4. 保存草稿 → 回详情页逐行加明细（产品、数量、规格）。
5. 检查无误后点「发送」——状态从「草稿」推进到「已发出」，每个供应商自动建一行响应记录（状态为「待回复」）。

何时不该做：缺明细行或未勾供应商时别点「发送」——会被校验拦截。同一产品已有「已发出」且未过截止日的询价单不要重复发，供应商报价会重复录入、比对会乱。

观测信号：

1. 询价单列表顶部出现新行，单号 RFQ- 前缀。
2. 详情页状态徽标变「已发出」，显示发送时间戳。
3. 供应商响应表出现 N 行（每家一行），状态「待回复」。

技术追溯：rfqs.status='sent'、rfqs.sent_at、rfqs.deadline；rfq_suppliers.status ∈ {pending, quoted, declined, no_response}。

系统动作：createRfqAction、addRfqItemAction、updateRfqItemAction、deleteRfqItemAction、sendRfqAction、updateRfqAction、cancelRfqAction

2.2 接收并比对供应商报价

供应商回复邮件、电话报价或平台回执到；录入供应商报价明细，多家对比决定下单对象。

1. 询价单详情页点「录入响应」，选回复的供应商、填明细价格。（见图 ①）
2. 或进供应商报价列表点「新建」独立录入——选询价单 + 供应商，逐行加价格、交期、有效期。（见图 ②）
3. 回询价单详情切到「对比矩阵」Tab——按产品 × 供应商看最低价与最短交期，系统自动标「最低价」。（见图 ③）
4. 决定中标：把目标报价从「已收到」推到「审核中」，再推到「已接受」；其他同询价单的报价推到「已拒绝」。

何时不该做：供应商报价已处于「已接受」或「已过期」终态不要改金额——已锁价的报价改了会让下游采购单价格对不上。不在「审核中」状态直接跳「已接受」会被状态机拒绝。

观测信号：

1. 供应商报价列表顶部出现新行，单号 SQ- 前缀。
2. 对比矩阵按产品高亮「最低价」单元格。
3. 接受的报价详情页状态徽标变「已接受」，其他报价变「已拒绝」。

技术追溯：supplier_quotations.sq_number、supplier_quotations.status、valid_until、lead_time_days、total_amount；RFQ 矩阵返回 isLowest 标志。

系统动作：recordSupplierResponse、createSupplierQuotationAction、addSQLineItemAction、updateSQLineItemAction、reorderSQLineItemsAction、updateQuotationStatusAction、compareQuotationsAction、getRfqMatrixAction

2.3 中标 → 生成采购单

比对完成，决定下单。三条入口：询价单授标（推荐）、供应商报价转采购单（已单对单谈定）、销售订单「生成采购单」（按供应商聚合缺料）。

1. 询价单授标：在询价单详情页勾选中标的报价行，点「生成采购单」。（见图 ①）
2. 弹窗按供应商分组预览采购单草稿（含价格、交期、税率），点「确认」批量生成草稿采购单。
3. 报价侧转采购单：已接受的报价详情页有「生成采购单」按钮，价格和交期自动回填。（见图 ②）
4. 销售订单侧缺料补单：订单详情点「生成采购单」，按供应商分组聚合缺料，批量创建草稿采购单并回链源销售订单。（见图 ③）

何时不该做：询价单不在「已收到报价」状态不可授标——至少要有一份供应商报价回来。供应商报价不在「已接受」不可转采购单——状态机会拦截。销售订单行项未确认数量 / 规格时别生成采购单——会按未确认的数量下单。

观测信号：

1. 采购单列表顶部出现 N 行（按分组数），单号 PO- 前缀，状态「草稿」。
2. 原询价单状态推进到「已授标」，中标报价变「已接受」、落选报价变「已拒绝」。
3. 由销售订单生成的采购单详情页显示关联销售订单链接。

技术追溯：purchase_orders.supplier_quotation_id / sales_order_id / po_number；purchase_orders.currency / exchange_rate / base_total；rfqs.awarded_at。

系统动作：awardQuotationAction、preparePoSelectionAction、createPoFromQuotation、convertToPurchaseOrderAction、preparePOFromSOAction、createPOsFromSOAction、createFullPurchaseOrder

2.4 采购单审批 + 发给供应商

草稿采购单金额超阈值需审批；金额内可直接发供应商确认。发出后就是正式订单，改金额代价很高。

1. 打开草稿采购单详情页，核对供应商、仓库、币种、汇率、行项、税率、付款条款。（见图 ①）
2. 行项要调就点行内编辑，保存后整单金额自动重算。
3. 超阈值时点「提交审批」——状态变「待审批」，推送审批人企微卡片。
4. 审批通过后（或金额内直接）点「发送给供应商」——状态推到「已发送」，供应商回签后推到「已确认」。（见图 ②）
5. 付款里程碑 Tab 点「生成里程碑」，按付款条款拆分（如预付 30 / 到货 60 / 质保 10）。

何时不该做：「待审批」状态不能直接改行项——审批中改动会破坏审批链，要先撤回审批再改。「已发送」后发现金额 / 数量错，走新采购单或 2.8 退货冲销，不要直接在后台改单价。

观测信号：

1. 采购单状态徽标按「草稿 → 待审批 → 已批准 → 已发送 → 已确认」推进。
2. 审批历史 Tab 出现一行（操作人、时间、评论）。
3. 付款里程碑 Tab 出现 N 行，合计 = 采购单本位币合计。

技术追溯：purchase_orders.status、order_date / expected_date；po_milestones.due_date / status；workflow workflow_state_id。

系统动作：updatePurchaseOrderAction、addPOLineItemAction、updatePOLineItemAction、deletePOLineItemAction、reorderPOLineItemsAction、submitPurchaseOrderForApprovalAction、updatePOStatus、executePOTransitionAction、getPOWorkflowState、getPOAvailableTransitions、getPOAuditTrail、generatePOMilestonesAction、getPOMilestonesAction、updatePOMilestoneAction

2.5 跟催到货 + 确认收货

供应商发货、货到码头、仓库报到货；按采购单行项录实收数量，系统自动建收货单并写入库存。

1. 采购单详情点「收货」按钮——采购单状态必须在「已发送 / 已确认 / 部分到货」才可收。（见图 ①）
2. 弹窗按行项填实收数量（不能超订单数量）；有批次物料必须填批号，否则库存记不上批次。
3. 点「确认收货」——系统写收货单（单号 GR- 前缀）、触发库存变动、原子调库存。
4. 启用质检的仓，新批次默认「暂扣」；质检通过后在收货单详情或采购单上点「质检通过」，或协同库管「强制放行」。（见图 ②）
5. 全部收完后采购单状态自动从「已发送 / 已确认」推到「已全部到货」；部分收推到「部分到货」。

何时不该做：实收量 > 订单量系统会拒——别硬改发货单 / 收货单绕过，会造成库存负值。采购单不在收货态（「已发送 / 已确认 / 部分到货」）不要强收——状态机会拦，强绕过会破坏审批链。收货单没有独立撤销动作，错收只能走 2.8 退货或找库管反向调整库存。

观测信号：

1. 收货单列表顶部出现新行，单号 GR- 前缀，显示收货日期。
2. 采购单行项「已收 / 总量」列更新；采购单状态按进度推「部分到货 / 已全部到货」。
3. 库存模块出现入库记录；批次表出现新批次（启用质检时状态「暂扣」）。

技术追溯：goods_receipts.receipt_number、goods_receipts.receipt_date；purchase_order_items.received_qty；stock_movements.movement_type='receipt'；stock_batches.status。

系统动作：getGoodsReceiptData、listGoodsReceiptsForPage、receiveItems、forceReleaseBatchAction、confirmPurchaseInspectionAction

2.6 三单匹配 + 采购发票过账

供应商开票到财务；录入采购发票、导入采购单行项、跑三单匹配（采购单 × 收货单 × 发票的数量 + 单价），通过后过账写总账。

1. 采购发票列表点「新建」，选供应商、关联采购单，填供应商发票号与日期。（见图 ①）
2. 详情页点「从采购单导入行项」——按采购单实收量拉进发票明细（避免手工录错）。（见图 ②）
3. 点「计算三单匹配」——系统按价差容差比对数量和单价。
4. 匹配状态变「已匹配」时点「提交审批」→ 审批通过后点「过账」——写总账、标记过账时间和过账人。
5. 发现已过账的发票错了：走「撤销」（含总账反记账），不要改单价后重过账。

何时不该做：匹配状态不是「已匹配」时别强推提交——「部分匹配 / 超额匹配」说明价 / 量不符，先协同供应商改单据。已过账不要直接改——走「撤销」+ 重开，否则总账双记。

观测信号：

1. 采购发票列表顶部出现新行，单号 PI- 前缀，匹配状态从「未匹配」推到「已匹配」。
2. 过账成功后状态徽标变「已过账」，显示过账时间和过账人。
3. 会计总账出现应付 / 暂估 / 采购费用的凭证分录。

技术追溯：purchase_invoices.status、match_status ∈ {unmatched, partial_match, matched, over_matched}、price_variance、paid_amount / balance_due、posted_at / posted_by。

系统动作：getPurchaseInvoicesByPOAction、createPurchaseInvoiceAction、importItemsFromPOAction、addPILineItemAction、updatePILineItemAction、deletePILineItemAction、reorderPILineItemsAction、calculateThreeWayMatchAction、getThreeWayMatchAction、submitPurchaseInvoiceAction、approvePurchaseInvoiceAction、postPurchaseInvoiceAction、cancelPurchaseInvoiceAction

2.7 付款申请（向出纳）

到付款里程碑到期日或发票到期日，发付款申请给出纳；出纳放款后回录付款记录。

1. 采购单详情切到「付款」Tab，点「申请付款」——输入金额、选里程碑（单个 / 多个批量）、填银行信息。（见图 ①）
2. 按里程碑批量：选多个未履约的里程碑行点「批量申请」。
3. 提交后系统推送出纳企微卡片「采购付款申请」，状态走出纳侧工作流。
4. 出纳放款后回采购单付款 Tab 点「录入付款」——填实付金额、付款日、银行流水号。
5. 申请错建且未放款：在付款 Tab 点错行的「删除」回滚。

何时不该做：采购单不在「已确认 / 部分到货 / 已全部到货」状态不可申请付款——系统会拒。已付 + 本次申请 > 合同金额会被超付校验拦截。出纳已放款后不要删付款记录——走退货 / 借项冲销，不走删除。

观测信号：

1. 采购单顶部「已付 / 合计」数字推进。
2. 付款申请列表出现新行，状态「待放款」（出纳侧）。
3. 放款后里程碑行状态变「已付」。

技术追溯：purchase_orders.paid_amount；payment_requests.status（出纳侧）；po_milestones.status。

系统动作：getPOPaymentSummaryAction、getPOPaymentsAction、getPOPaymentRequestsAction、createPOPaymentRequestAction、createMilestonePRAction、createMilestonesPRAction、recordPOPaymentAction、deletePOPaymentAction

2.8 采购退货 + 借项通知单

来料不合格、数量超发、或客户退货转退供应商——走退货链路，退完生成借项通知单冲销应付。

1. 退货列表点「新建退货」，选源采购单（必须在「已确认」及以上）——按采购单行项勾选要退的量。（见图 ①）
2. 填退货原因（质量 / 数量 / 其他）；保存草稿。
3. 按链路推进：「草稿 → 已提交 → 已批准 → 已发出退货 → 供应商已收退货 → 已开借项冲抵」。每步点对应按钮，需批准人操作的等审批。（见图 ②）
4. 到达「已开借项冲抵」后进借项单列表点「基于退货建借项」——自动从退货单拉数据生成借项草稿。
5. 借项单推到「已开出」，再点「应用」冲销目标采购发票——减少应付余额。

何时不该做：采购单不在「已确认」及以上状态不生成退货——没发货的货不存在可退量。退货到达「已开借项冲抵」后不再改金额——已写应付冲抵会乱账。借项单「已应用」不可撤销——需先反冲应付再处理。

观测信号：

1. 退货列表顶部出现新行，单号 PR- 前缀，状态按链路推进。
2. 借项单列表出现新行，单号 DN- 前缀，状态在「草稿 / 已开出 / 已应用 / 已撤销」之间。
3. 被冲销的采购发票详情页「未结金额」减少对应已应用金额。

技术追溯：purchase_returns.pr_number / status / total；debit_notes.status、applied_amount；purchase_invoices.balance_due 递减。

系统动作：createPurchaseReturnAction、submitPurchaseReturnAction、approvePurchaseReturnAction、shipPurchaseReturnAction、receiveBySupplierAction、creditPurchaseReturnAction、cancelPurchaseReturnAction、updatePurchaseReturnAction、deletePurchaseReturnAction、executePurchaseReturnTransitionAction、getPurchaseReturnAvailableTransitions、getPurchaseReturnAuditTrail、createDebitNoteAction、createFromPurchaseReturnAction、issueDebitNoteAction、applyDebitNoteAction、cancelDebitNoteAction

2.9 到岸成本分摊

进口采购单收货完成后，把运费、关税、报关费、保险费摊到单位成本；摊完库存估值与采购单平均成本同步刷新。

1. 到岸成本列表点「新建」——按月 / 按航次建凭证。（见图 ①）
2. 勾选关联采购单（必须已「部分到货 / 已全部到货」，收货单完成才能分摊）。（见图 ②）
3. 添加费用行：运费 / 关税 / 报关费 / 保险费 / 其他；每行填金额和摊销方式（按金额 / 按重量 / 按数量）。
4. 保存草稿后点「提交」——系统把费用按规则分摊到批次单位成本与库存估值。
5. 错算且未提交：点「删除」；已提交需反写成本：点「撤销」（不可直接删除）。

何时不该做：收货未完成的采购单不要纳入分摊——分摊基数没锁，摊完单位成本会漂。「已提交」后不可直接删除——必须先「撤销」反写成本再处理。跨期分摊已进月结的走财务调整，不自己改后台数据。

观测信号：

1. 凭证列表顶部出现新行，状态在「草稿 / 已提交 / 已撤销」之间。
2. 关联采购单的平均成本刷新；库存估值表同步重算。
3. 批次单位成本等额增加（含摊销的运费 / 关税）。

技术追溯：landed_cost_vouchers.status；stock_batches.unit_cost；inventory_valuation。

系统动作：getLandedCostVouchers、getLandedCostVouchersPaginated、getLandedCostDetails、getPurchaseOrdersForLandedCost、createLandedCostAction、submitLandedCostAction、cancelLandedCostAction、deleteLandedCostAction

2.10 供应商评分 + 主档维护

月底刷新评分卡（准时率 / 不良率 / 交期 / 响应），配合主档更新状态；新增供应商或更新产品挂靠在此做。

1. 供应商列表维护主档——新增 / 导入 / 产品挂靠；每个供应商详情有 AI 风险评估 Tab。（见图 ①）
2. 评分卡列表点「新建评分」，选供应商 + 评分周期。（见图 ②）
3. 点「重算指标」——系统从采购单 / 收货单 / 发票历史聚合准时率 / 不良率 / 平均交期天数。
4. 按指标给 4 项打分：质量 / 交期 / 价格 / 响应，保存生成综合分。
5. 对比多家供应商：勾选 2+ 行点「对比」——同周期指标并列查看；低分的主档置为「停用」。

何时不该做：存在未结采购单的供应商不可硬删——外键约束会拒绝删除；要停用改状态为「停用」。同周期同供应商已有评分卡不要再「新建」——走「更新评分」。

观测信号：

1. 供应商列表主档出现 / 更新行，状态标签正确。
2. 评分卡列表新增行，4 项分数 + 综合分显示。
3. 历史趋势 Tab 可看到同供应商多周期对比曲线。

技术追溯：suppliers.status ∈ {active, inactive}、payment_terms、preferred_currency、lead_time_days、rating；supplier_scorecards.overall_score、quality_score、delivery_score、price_score、response_score。

系统动作：getSuppliers、getSupplier、getSupplierStats、getSupplierOrders、createSupplier、updateSupplier、updateSupplierFromForm、deleteSupplier、importSuppliers、listSupplierProductsAction、addSupplierProductAction、updateSupplierProductAction、deleteSupplierProductAction、getSupplierRiskAction、getSupplierEvaluationAction、getScorecards、createScorecardAction、updateScorecardAction、deleteScorecardAction、recalculateMetricsAction、compareSuppliersAction

上下游交接契约

采购居链路中游：上游接库管预警 / 销售缺料 / 生产 BOM / 财务口径；下游交库管收货、财务应付、出纳付款、销售 / 跟单交期回执。状态每推一步，下游动作跟着跑。

异常回滚

误操作不要改 DB。按下表选对应入口按业务规则回滚。

进阶功能

相关业务场景

采购参与 6 大跨角色场景中的 5 条核心链路；「标准成单流」仅在销售缺料时被动出 PO；「报销审批流」作为申请人。

1. 标准成单流（询盘 → 报价 → 订单 → 发货 → 开票）： 采购不主动参与。销售转单后若缺料，会在 SO 详情触发 SO→PO，采购接力按供应商分组下单。 → 场景（缺料时参与）
2. 定制家具项目流： 采购按项目 BOM 发 RFQ、比对 SQ、下 PO；收货后摊到岸成本；项目结束复盘供应商表现。 → 场景详解
3. 回款流：采购不参与客户侧回款——仅关注下游出纳的放款节奏，以便按 PO 付款节点申请付款。 → 场景（了解即可）
4. 采购付款流： 采购全链路主导——RFQ → SQ → PO → GR → PI（三单匹配）→ 付款申请 → DN 冲销。Quickstart 任务全覆盖。 → 场景详解
5. 月结流： 采购负责月初到岸成本分摊、月中退货转借项、月底供应商评分；会计端结账由财务主导。 → 场景详解
6. 报销审批流：采购作为申请人（出差、供应商考察等）走 /dashboard/expenses；非采购核心动作。 → 场景（作为申请人）

外部协作入口

• /dashboard/wecom — 企微推送（PO 发出、到货提醒、付款申请、供应商评分提醒）配置。
• /dashboard/settings/email — 邮件网关与模板（发 RFQ / PO 给供应商用）。
• /dashboard/reports — 采购报表（月度采购额、供应商占比、交期异常）。
• /dashboard/inventory/reorder-alerts — 库管端补货预警入口。
• /dashboard/inventory/stock — 库管端在库数据，核对在途与可用库存。
• /dashboard/accounting/payments — 出纳付款看板，跟踪付款申请状态。
• /dashboard/manual — 系统内置使用手册（补充参考）。

权限与范围

看得到什么（RLS 边界）

• 当前 organization_id 下的所有 rfqs / supplier_quotations / purchase_orders / goods_receipts / purchase_invoices / purchase_returns / debit_notes / landed_cost_vouchers。
• 当前 book_id 下的财务数据——多账套下不同账本隔离，切账套后看到的数据会变。
• 供应商主档（suppliers）与评分卡（supplier_scorecards）全组织可见。

核心概念

• book_id — 账套隔离键。所有财务相关表（PO / PI / DN / Landed cost）带 book_id，切账套后数据完全隔离。切账套在右上角账套切换器。
• organization_id — 租户隔离键。多租户场景下跨组织数据通过 RLS 隔离。
• 工作流引擎（src/services/workflow-engine.ts）——PO / PR / DN 状态机统一走该引擎，transition 由 DB 配置，不在代码里写死；审计轨迹自动写入 workflow_audit_trail。
• 三单匹配（calculateThreeWayMatchAction）——PO × GR × PI 数量与单价比对，容差由 variance_tolerance_percent 控制；match_status 决定是否可过账。

术语表

询价单 RFQ

rfqs.rfq_number（带 deadline / currency / source_quote_id / source_inquiry_id）

RFQ 供应商响应

rfq_suppliers.status ∈ {pending, quoted, declined, no_response}

供应商报价 SQ

supplier_quotations.sq_number（含 valid_until / lead_time_days / total_amount）

SQ 状态 enum

received | under_review | accepted | rejected | expired

采购单 PO

purchase_orders.po_number（PO-YYYYMM-NNNN）

PO 状态 enum

draft | pending_approval | approved | sent | confirmed | partial | received | cancelled | rejected

收货单 GR

goods_receipts.receipt_number（触发 stock_movements.movement_type='receipt'）

采购发票 PI

purchase_invoices.pi_number（带 match_status / price_variance）

三单匹配状态

unmatched | partial_match | matched | over_matched

退货单 PR

purchase_returns.pr_number；状态 draft → submitted → approved → shipped → received_by_supplier → credited

借项通知单 DN

debit_notes（status ∈ {draft, issued, applied, cancelled}、applied_amount）

到岸成本凭证

landed_cost_vouchers（status ∈ {draft, submitted, cancelled}）

供应商评分卡

supplier_scorecards（quality_score / delivery_score / price_score / response_score / overall_score）

付款里程碑

po_milestones（预付 / 到货 / 质保三段 due_date / status）

可收 PO 状态

RECEIVABLE_PO_STATUSES = {sent, confirmed, partial}（receiveItems 前置）

可付 PO 状态

PAYABLE_PO_STATUSES = {confirmed, partial, received}（付款申请前置）

SO→PO 链路

purchase_orders.sales_order_id（preparePOFromSOAction 聚合缺料）

核心授标动作

awardQuotationAction（RFQ→awarded + SQ→accepted/rejected）

核心收货动作

receiveItems（写 GR + adjust_stock_atomic(receipt)）

核心过账动作

postPurchaseInvoiceAction（match_status=matched 时写 GL）

账套隔离键

book_id（所有财务表）

常见问题